Jak długo przechowywać dokumenty w firmie i co dalej z nimi zrobić?
Prowadzenie firmy czy nawet jednoosobowej działalności gospodarczej, to szereg obowiązków, o których musimy pamiętać. Po pierwsze musimy dbać o pracowników, po drugie o Klientów, a po trzecie należy pilnować wszystkich spraw związanych z dokumentacją – nawet jeśli pomaga nam w tym księgowa. Bardzo często porządkując dokumenty, zastanawiamy się, jak długo powinniśmy przechowywać je w biurze. Głównie mamy na myśli faktury, są one bowiem dowodem na podjęcie współpracy z danych kontrahentem. Dziś postaramy się rozwiać Wasze wątpliwości, a także podpowiemy, co dalej robić z tego typu dokumentami.
Jak długo musimy przechowywać dokumenty w firmie?
Na samym początku musimy zaznaczyć, że okres przechowywania dokumentów w firmie nie jest stały dla każdego przedsiębiorcy. Niektórzy muszą to robić przez rok, a inni przez dwa lub trzy lata. Dlatego też warto posiadać segregatory, w których będą znajdowały się faktury z rozdzieleniem na miesiące oraz lata. Wówczas, kiedy ich termin „ważności” minie, nie musimy ponownie przeglądać wszystkich dokumentów, by znaleźć te, których możemy się pozbyć. Termin, który określają przepisy, to maksymalnie 5 lat, dlatego też niezależnie od tego, jaką firmę posiadamy, to starszych faktur bez przeszkód możemy się pozbyć. Jakie więc dokumenty poza fakturami musimy skrupulatnie przechowywać? Przede wszystkim są to:
Nieco inaczej podchodzi się do umów. Te z pracownikami musimy przechowywać bowiem aż przez 50 lat! Inną kwestią jest jeszcze forma, w jakiej będziemy przechowywać nasze dokumenty. Wraz z rozwojem technologii wiele firm przechodzi na formy cyfrowe. Jest to o wiele prostsze i wygodne, ponieważ mamy pewność, że fizycznie żaden dokument nam się nie zgubi, nie będzie zajmować on też miejsca, a układanie chronologicznie faktur w formie elektronicznej jest znacznie prostsze i szybsze. To jednak nie wszystko – doskonale wiemy, że tusz z każdym rokiem blaknie, dlatego też, jeśli nie będziemy wykonywać na bieżąco kopii, to możemy po kilku latach znaleźć „czyste kartki”. Inaczej jest oczywiście, jeśli dokumenty są zapisywane w formie cyfrowej. Jeśli zdecydujemy się na taką formę, to miejmy na uwadze, że równie ważne jest wówczas bezpieczeństwo danych! Dostęp do firmowych dokumentów powinni mieć tylko nieliczni i zaufani pracownicy. Ich obowiązkiem jest również zadbanie, by faktury i inne dane nigdzie nie wyciekły.
Co z dokumentami, których nie musimy już przechowywać?
Naturalną koleją rzeczy jest oczywiście usuwanie niepotrzebnych już dokumentów. Należy jednak pamiętać, że nie są to przepisy na ciasto, a często dane wrażliwe, które muszą być potraktowane w specjalny sposób. Jak zatem skutecznie i bezpiecznie pozbyć się zalegających dokumentów, w taki sposób, byśmy mieli pewność, że nie wpadną one w niepowołane ręce?Zgodnie z literą prawa, troska o obieg dokumentacji nie kończy się w chwili, gdy stwierdzimy, że wybranych faktur, danych pracowników czy innych firmowych druków już nie potrzebujemy. Zgodnie z rozporządzeniem RODO, firmy zobligowane są nie tylko do należytego przechowywania dokumentów, ale i do ich niszczenia według szeregu dokładnych wytycznych. Jeśli chcemy niszczyć dokumenty samemu, to niezbędna będzie dobrej jakości niszczarka, z kolei jeśli mamy do czynienia z dokumentami w formie cyfrowej, to powinniśmy poznać zagadnienia związane z trwałym opróżnianiem dysków SSD i HDD – zwykłe wrzucenie plików do kosza nie będzie bowiem bezpieczną opcją. Dlatego też zdecydowanie lepiej powierzyć to zadanie wyspecjalizowanej firmie, która dokumenty w formie papierowej, jak i cyfrowej usunie w sposób bezpieczny i trwały, a na koniec wręczy nam zaświadczenie potwierdzające zrealizowanie powierzonego zadania.